Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement geeft uitvoering aan hetgeen in de statuten is vastgelegd en draagt bij aan het beperken van de administratieve en financiële handelingen.

ALGEMEEN

Artikel 1.

De stichting draagt de naam: Stichting Veteranen gemeente Dronten, afgekort SVD, hierna te noemen de Stichting. De Stichting is statutair opgericht op 2 mei 2018 te Dronten.
De Stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, onder nummer 71559418
De Stichting hanteert een bankrekening bij de Regiobank.
De Stichting is voornemens zich als Buitengewoon lid van het Veteranen Platform (VP) te registreren bij het Veteraneninstituut.
De Stichting behartigt de belangen van veteranen woonachtig in de gemeente Dronten in de ruimste zin van het woord. Mutatis mutandis geldt dat ook voor hun directe verwanten (thuisfront), tenzij anders wordt aangegeven.

Artikel 2.

Dit huishoudelijk reglement, hierna te noemen HHR, bevat (nadere) uitvoeringsbepalingen van de statuten van de Stichting.
Het HHR dient tot het verminderen van de administratieve last en financiële consequenties m.b.t. veranderingen in de uitvoering van regelgeving binnen de Stichting.
Het HHR kent 22 (tweeëntwintig) artikelen.

LIDMAATSCHAP EN BESTUUR

Artikel 3. (Leden)

Ofschoon een stichting geen leden kent worden zij die, als veteranen woonachtig in de gemeente Dronten, zich bij de Stichting hebben laten registreren in het verdere verloop van dit reglement aangeduid met “leden”.
Inschrijving staat open voor alle veteranen woonachtig in de gemeente.
Bij registratie als “lid” hanteert de Stichting het militair registratienummer als “lidmaatschapsnummer” van de Stichting.
Leden verklaren zich te houden aan de bepalingen uit de statuten van de Stichting, alsmede aan het HHR en alle overige besluiten en bepalingen, die op wettige wijze tot stand zijn gekomen.
Leden worden geacht het gestelde in de statuten en het HHR van de Stichting te kennen. Om zoveel mogelijk transparantie te betrachten is het HHR gepubliceerd op de website van de Stichting en zijn de statuten, onder opgaaf van reden, in te zien bij één der bestuursleden.
Registratie geschiedt door het invullen van een registratieformulier en het opsturen ervan naar de secretaris van de Stichting. Het registratieformulier is eveneens te vinden op de website van de Stichting.
Beëindiging van de registratie geschiedt door opzeggen of overlijden.
Opzegging van de registratie, met vermelding van datum, dient schriftelijk bij het secretariaat te geschieden.

Artikel 4. (Financiën)

De Stichting verlangt geen jaarlijkse contributie van de bij haar leden.
Ter ondersteuning van het werk van de Stichting stelt zij hen echter in gelegenheid jaarlijks of eenmalig een vrijwillige bijdrage van € 10,- (of een veelvoud daarvan) te doneren.
Zij die hebben aangegeven jaarlijks een vrijwillige bijdrage te willen doneren worden aan het begin van ieder kalenderjaar door het secretariaat van de Stichting, op aangeven van de penningmeester, hieraan herinnerd.

Artikel 5. (Het bestuur)

Het bestuur bestaat uit bestuursleden die de veteranenstatus hebben. Om als lid van het bestuur te kunnen worden gekozen moet men zich daar bereid toe verklaren.
Elk bestuurslid tekent bij aantreden een vrijwilligersovereenkomst.
Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris, penningmeester en drie algemene bestuursleden. Het eerste algemene bestuurslid is tevens plaatsvervangend secretaris.
Tevens kent de Stichting, ter ondersteuning van het bestuur maar er niet toe behorend, zes speciale doelgroep vertegenwoordigers.
Bij bestuur vacatures maakt het zittend bestuur een aanbeveling op van één of meer kandidaten voor één (of meerdere) functie(s). Hieruit kiest zij schriftelijk met gewone meerderheid van stemmen. Kandidaten moeten de veteranenstatus hebben maar behoeven voorafgaande niet geregistreerd te staan bij de Stichting.
Een bestuursfunctie wordt in principe toegewezen voor een periode van 4 (vier) kalenderjaren.
Het bestuur is bevoegd handelend op te treden bij meerderheid van stemmen en is geen verantwoording schuldig aan de bij haar (donerende) leden.
Zaken en/of regelingen waarbij geen besluit van het voltallig bestuur noodzakelijk is worden behartigd door het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het voltallig bestuur komt in beginsel 4 (vier) maal per kalenderjaar bijeen om te vergaderen, waarbij beoogd wordt besluiten die de Stichting en haar leden aangaan op deze vergaderingen te nemen. Van deze vergaderingen worden notulen, vergezeld van een actiepunten- en besluitenlijst, opgemaakt. In deze notulen worden alle ter zake doende onderwerpen kort en bondig weergegeven.
In gevallen waarin het voltallig bestuur niet tijdig bijeengeroepen kan worden kunnen twee of meer bestuursleden tezamen een besluit nemen, waarop zo spoedig mogelijk een bestuursvergadering dient te worden belegd, waarin het betreffende besluit wordt besproken. Bij gewone meerderheid kan het bestuur het betreffende besluit afkeuren en ongedaan (laten) verklaren. Eventuele (juridische) consequenties dienen in deze besluitvorming te worden besproken en meegewogen.
Voor de vervulling van een bestuursfunctie wordt geen vergoeding –anders dan onkostenvergoeding op basis van aantoonbare kosten- genoten. Soberheid en doelmatigheid staan hierbij voorop.
Elk jaar treedt een derde van het bestuur af volgens een door het bestuur opgemaakt rooster.

Artikel 6. (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Alle bestuursleden hebben in principe inzage in de ledenadministratie, de financiële- en netwerkadministratie. Daardoor kunnen zij kennis nemen van AVG gevoelige gegevens.
Om te verzekeren dat deze gevoelige gegevens binnen het bestuur blijven, tekenen de bestuursleden bij aantreden een “Vrijwilligersverklaring” waarin tevens een geheimhoudingsplicht is opgenomen. Deze geheimhouding werkt ook door na het aftreden als bestuurslid.

Artikel 7. (Voorzitter)

De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten.
Hij geeft leiding aan de bestuursvergaderingen. Zo vaak als hij dit nodig acht belegt hij deze, met inachtneming van het gestelde in art. 5 lid 7.
Hij zorgt voor de handhaving van de orde in die vergaderingen.
Hij is de eerst aangewezen vertegenwoordiger naar externe relaties.
In samenwerking met de secretaris en penningmeester stelt hij het jaarverslag van het voorgaande kalenderjaar vast.

Artikel 8. (Secretaris)

De secretaris is tevens vice-voorzitter.
De secretaris voert alle correspondentie en houdt de ledenadministratie bij.
Hij maakt verslag op van de bestuursvergaderingen en draagt ervoor zorg dat dit verslag de bestuursleden ter beoordeling wordt aangeboden.
Hij houdt digitaal afschrift van alle belangrijke stukken, vergadernotulen en actiepunten- en besluitenlijsten.
Hij is gehouden alle in- en uitgaande stukken op de eerstvolgende bestuursvergadering de bestuursleden ter kennis te brengen.
Tijdig voor een bestuursvergadering stelt hij de agenda en de vergaderstukken beschikbaar aan de leden.
Hij vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
In samenwerking met het bestuur stelt hij het Activiteitenplan voor het volgend kalenderjaar vast.
In samenwerking met de voorzitter en penningmeester stelt hij het jaarverslag van het voorgaande kalenderjaar vast.
Bij zijn afwezigheid wordt hij vervangen door het eerste algemene bestuurslid.

Artikel 9. (Penningmeester)

De penningmeester draagt zorg voor het bijhouden van een correcte en overzichtelijke boekhouding.
Hij int alle voor de Stichting bestemde gelden en brengt deze, voor zover nodig, onder bij een solide bank t.n.v. de Stichting.
Hij draagt zorg voor een tijdige betaling van de facturen.
Hij is belast met het, i.s.m. voorzitter en secretaris, tijdig subsidies aan te vragen,
Hij is verantwoordelijk voor het, i.s.m. voorzitter en secretaris, tijdig opmaken van de financiële jaarstukken.

Artikel 10. (Algemene bestuursleden)

Er zijn 2 (twee) algemene bestuursleden. Zij ondersteunen de voorzitter, secretaris en penningmeester bij hun werkzaamheden. Tevens verdelen zij onderstaande werkzaamheden.
Organiseren en voeren in de gemeente Dronten, veelal i.s.m. andere organisaties die gericht zijn op het bevorderen van gemeenschapszin en leefbaarheid op lokaal niveau, evenementen uit.
Betrekken bij het organiseren en uitvoeren van evenementen de participatie van de leden.
Beheren de tot de Stichting behorende goederen en promotiemateriaal.
Doen voorstellen voor het Activiteitenplan voor het lopende en komende kalenderjaar.
Beheren de website van de Stichting.
Organiseren en voeren PR werkzaamheden uit.
Voeren activiteiten uit m.b.t. het “Wel en Wee” onder de leden.
Doen voorstellen m.b.t. het verder professionaliseren van de Stichtingsbestuur.
Onderhouden contacten met leden die in een verpleeginrichting verblijven en helpen hen de contactavonden te bezoeken.
Organiseren de geplande contactmomenten voor de leden en directe verwanten.

Artikel 11. (Commissies/werkgroepen)

Het bestuur is gerechtigd commissies en/of werkgroepen in te stellen ter ondersteuning van het bestuur t.b.v. de realisatie van haar doelstellingen.
De commissies/werkgroepen kunnen in opdracht van het bestuur onderzoek verrichten, voorbereidingen treffen voor stichtingsactiviteiten of het organiseren van deze activiteiten.
De leden van de commissies/werkgroepen nemen deel op basis van vrijwilligheid. Hier staat geen vergoeding tegenover anders dan een door het bestuur toe te kennen onkostenvergoeding.
De commissies/werkgroepen zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en rapporteren regelmatig t.a.v. de vorderingen van hun opdracht.
Het bestuur treedt facilitair op bij de uitvoering van de opdracht aan de commissies.
Om te verzekeren dat gevoelige gegevens binnen de stichting blijven, tekenen de commissieleden bij aantreden een “Vrijwilligersverklaring” waarin tevens een geheimhoudingsplicht is opgenomen. Deze geheimhouding werkt ook door na het aftreden als commissielid.

Artikel 12. (Kascontrolecommissie)

T.b.v. de transparantie wordt door het bestuur jaarlijks een kascontrolecommissie ingesteld.
Deze commissie bestaat voor ieder kalenderjaar uit –wisselend- 2 (twee) leden die, daartoe verzocht, hebben aangegeven hiervoor beschikbaar te zijn.
Aan het begin van een nieuw kalenderjaar wordt door deze commissie het kasboek over het afgelopen kalenderjaar, de staat en aanwezigheid van de goederen behorende tot de stichting en het promotiemateriaal gecontroleerd.
Rapporteren hun bevindingen aan het bestuur en informeren via de secretaris vervolgens de leden.
Om te verzekeren dat deze gevoelige gegevens binnen de stichting blijven, tekenen de commissieleden bij aantreden een “Vrijwilligersverklaring” waarin tevens een geheimhoudingsplicht is opgenomen. Deze geheimhouding werkt ook door na het aftreden als commissielid.

Artikel 13.

Zijn er omstandigheden die het bestuur nopen niet aan de bepalingen te voldoen en/of besluiten niet uit te voeren, daarvan af te wijken of te schorsen, dan wordt dit met redenen omkleed behandeld en vastgelegd tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering

COMMUNICATIE EN AANVULLENDE DIENSTEN

Artikel 14. (Communicatie)

Het bestuur kan t.b.v. de interne-, externe communicatie en PR gebruikmaken van een communicatieadviseur.
Gerichte communicatie geschiedt per e-mail, sociale media en/of post. Voor PR worden bij voorkeur voorlichting, flyers, informatie stands en/of internet gebruikt.
De Stichting maakt onder meer gebruik van het e-mailadres: info@veteranengemeentedronten.nl. en internetadres: www.veteranengemeentedronten.nl.

Artikel 15. (Correspondentie)

De bestuursleden en leden dragen er zorg voor dat hun correspondentieadres bij de ledenadministratie bekend is en up-to-date wordt gehouden.
Anonieme correspondentie wordt door de Stichting niet in behandeling genomen.

BESLUITEN

Artikel 16. (Stemmen)

Het bestuur kan op een vergadering alleen dan geldige besluiten nemen over alle dan aan de orde komende onderwerpen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden op de vergadering aanwezig zijn.
Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Het stemmen kan schriftelijk plaatsvinden of d.m.v. handopsteken, waarbij de absolute meerderheid van stemmen (helft plus één) de doorslag geeft.
Bestuursleden die niet aanwezig kunnen zijn bij een vergadering mogen, indien het voorstel tot besluitneming in de agenda van de vergadering is bekend gesteld, schriftelijk hun stem uitbrengen. Met schriftelijk wordt bedoeld via post of langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht onder voorwaarde dat alle leden bekend zijn met het (de) te nemen besluit(en) en geen van hen bezwaar heeft tegen deze wijze van besluitvorming.
Een bestuurslid kan zich op de vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijk, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering als voldoende, volmacht. De volmacht moet tenminste zijn gedateerd en vermelden datum vergadering waarvoor de volmacht is bedoeld, naam en handtekening volmacht verstrekker en naam en handtekening volmacht ontvanger. Een bestuurslid mag daarbij slechts voor één ander bestuurslid als gevolmachtigde optreden.
Het bestuur kan ook buiten de vergadering om een besluit nemen, mits alle bestuursleden schriftelijk via post of langs elektronische weg zich vóór het voorstel tot deze wijze van besluitvorming hebben verklaard.
Indien er bij een stemming de stemmen staken, wordt er opnieuw gestemd. Als dan de stemmen wederom staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Wanneer er bij een voorgenomen stemming over een kandidaat voor een bestuursfunctie en er geen tegenkandidaten zijn, kan bij acclamatie worden gestemd. De voorzitter beslist hierbij over de wijze van stemmen.
Bij alle stemmingen stelt de voorzitter de uitslag ervan vast.

Artikel 17. (Onderwerpen voor opname in de agenda)

Voorstellen t.b.v. opname in de agenda van een bestuursvergadering dienen twee weken voorafgaande aan de aangekondigde vergadering bij de secretaris te worden ingediend.

OVERIGE ZAKEN

Artikel 18. (Stichtingslogo en –artikelen)

Het stichtingslogo bestaat uit 3 Chevrons. De linkerzijde van ieder Chevron heeft de kleuren van de Nederlandse vlag. De rechterzijde van iedere Chevron symboliseert een krijgsmachtdeel danwel de missies waaraan de Nederlandse Krijgsmacht heeft deelgenomen. Onder het logo staat het veteraneninsigne en de tekst: Stichting Veteranen Gemeente Dronten.
Indien gewenst kunnen Stichtingsartikelen ter promotie worden aangemaakt en verkocht en/of weggegeven.

Artikel 19.

Eenieder uit de samenleving, ook zij die de status van veteraan niet hebben en die geïnteresseerd zijn in het werk van de Stichting, zijn van harte welkom op de contactavonden in het Veteranen café.

WERKING EN VASTSTELLING

Artikel 20.

Het HHR wordt vastgesteld en gewijzigd bij besluit van het bestuur op een bestuursvergadering

Artikel 21.

De gevallen waarin interpretatie van dit HHR noodzakelijk is en in alle gevallen waarin het HHR niet voorziet, berust de beslissing bij het bestuur.

Artikel 22.

Dit reglement treedt in werking op de dag na de dag waarop bij bestuursbesluit het concept is goedgekeurd.
Aldus opgemaakt te Dronten, 4 januari 2021